Gestão de Compras: Como saber a quantidade de compras para o meu negócio?

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Saber o que comprar, quando comprar, como comprar e também quanto comprar. Tudo isso está dentro de uma boa gestão de compras para o seu negócio, afinal, não devemos nunca ter uma quantidade excessiva que resulte em itens perdendo a validade, nem devemos ter itens faltando quando mais precisamos, seja para o uso interno ou também para vender aos clientes.

Neste sentido, saber a quantidade ideal das compras para um pequeno negócio necessita de bastante atenção, pois a margem de erro é menor e pode resultar em situações que prejudiquem o rendimento da loja. Imagina perder 1/4 do estoque por vencimento? Seria um grande problema, não é mesmo?

Nós da e.dona somos especialistas na gestão de pequenos negócios e sempre trazemos dicas para ajudar você e a sua loja. Veja mais sobre como fazer uma gestão de compras corretas e comprar a quantidade correta para o seu negócio.

O que é gestão de compras?

O nome já deixa claro, mas vamos explicar: Gestão de Compras é a organização do processo de aquisição de materiais por um comércio ou qualquer outra organização. Pode ser para a parte interna da loja, ou seja, materiais de uso comum por funcionários (também conhecidos como suprimentos), como também os materiais que são vendidos pelo estabelecimento.

No processo, são feitos fluxos para padronizar a gestão e otimizar o processo para sempre estar com a quantidade adequada, adquirir pelo melhor valor e garantir que não haja prejuízo, como no caso de vencimento de produtos.

Parece fácil, né? Mas saiba que a boa gestão depende de uma boa organização e um padrão a ser seguido por todos os envolvidos.

Como fazer uma gestão de compras boa?

Mesmo que a sua empresa seja iniciante ou pequena, a gestão deve ser organizada, levando a ganhos a curto, médio e longo prazo. Para isso, é preciso saber dados do seu negócio, como a utilização dos suprimentos ao longo do mês, fluxo de vendas e sobras, que acabam acontecendo.

Veja algumas dicas:

Faça um planejamento

Antes de comprar qualquer produto ou suprimento, busque entender os motivos para aquela aquisição. Para isso, é preciso ter um planejamento que, por sua vez, estará apoiado em dados coletados pelo seu negócio. Vamos ver um exemplo: se a sua empresa utiliza 1000 copos descartáveis por mês, em média, o planejamento de compras mensal deve conter esse número mais uma margem adicional (que recomendamos ser de 20%, normalmente). Então, nada de comprar apenas 500 copos, nem de comprar 10000 copos!

Por outro lado, o planejamento vai te trazer segurança orçamentária! Você pode distribuir as compras ao longo dos períodos e buscar aproveitar oportunidades, como as datas da Black Friday.

Sempre conte com os dados

O seu estoque precisa ser monitorado constantemente, certo? Saber quantidades e validades, ter a organização e um inventário para análise. Mas outros dados também precisam ser percebidos, especialmente o valor gasto, a quantidade produtos utilizados por período de tempo (x unidades por n dias), épocas de maiores vendas e fluxos de cliente etc.

Tudo isso vai auxiliar no planejamento e na gestão de compras. Não deixe de lado os dados só porque você ainda está no início, essa estruturação de um processo facilita o seu futuro, ok?

Busque parceiros fornecedores e tenha uma relação de vendedores

Para um comércio é muito importante gerar uma relação de confiança com fornecedores para saber sobre descontos e condições especiais, mas também é muito interessante ter uma lista com preços e observações (pontuais ou gerais) para garantir as melhores oportunidades.

Se possível, também anote os tipos de produtos para cada fornecedor e mantenha uma lista atualizada. Nunca deixe de coletar informações sobre novas possibilidades de negócio.

Como calcular a quantidade ideal de compras para o meu negócio?

Já falamos sobre os princípios básicos que vão nortear a sua gestão de compras eficiente, então, agora, podemos ir adiante e falar sobre a quantidade ideal de compras para o seu negócio. Evidentemente, tudo depende do seu porte e do que você deseja.

Por exemplo, se você desejar saber sobre a quantidade ideal de produtos descartáveis, pode começar lendo o nosso guia sobre como calcular a quantidade de descartáveis para a sua festa aqui. Sabemos que não é exatamente a mesma coisa, mas vai te dar um primeiro passo.

Agora, sobre o seu negócio, é preciso entender como está acontecendo a venda ou utilização de suprimentos. O primeiro ponto é entender a quantidade diária de utilização ou venda. Como falamos acima, imaginemos uma utilização de 30 copos, em média, por dia (observação: estamos falando aqui de um período de vendas normal, não uma alta temporada).

Logo, em um mês, teremos cerca de 900 copos utilizados. Utilizando a nossa dica dos 20% além, teremos 1080 copos por mês como recomendação. Porém, nem sempre é a melhor prática comprar mensalmente um produto por conta de prazos de entrega e preço, certo?

Como eles não tem validade, podem ser comprados a cada seis meses, sem problemas, para manter um estoque rotativo e nunca ter produtos demais nem de menos. Porém, para produtos perecíveis, talvez seja preciso pensar as compras de forma bimestral ou trimestral no máximo.

Resumindo, para calcular corretamente as compras do seu negócio, saiba a taxa de vendas ou utilização diária média (e com isso também a mensal), adicione uma margem de segurança e defina a frequência da aquisição. Se você vende bebidas, a frequência de compras precisa ser maior, mas a margem de segurança pode ser um pouco menor (entre 10 e 15%, por exemplo), pois a frequência de vendas é menor do que a utilização de descartáveis.

Dica extra: Não esqueça do estoque mínimo

Estoque mínimo é a quantidade mínima de um produto ou suprimento para evitar perda de oportunidades, desperdícios ou problemas no processo de funcionamento de uma empresa. Cada produto pode ter um estoque mínimo diferente, então, para saber fique atento:

Estoque mínimo = Frequência de utilização/venda diária x o tempo de reposição.

Se a sua empresa usa 30 copos descartáveis por dia e demora uma semana para receber o pedido, o estoque mínimo é de 210 copos. Menos do que isso pode resultar em uma compra emergencial por valores acima do esperado ou perda de produtividade.

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